データ化された出張管理

「データと分析は、企業がホテルや航空会社と価格を検討する際により把握できるだけでなく、出張前、中、後をカバーするための効果的な出張管理政策を制定し、将来の出張支出を削減するのに役立つ」と、アメリカン・エキスプレスのリー・マルコ副社長（Marco Pellizer）は述べた。

データがどこにもない

いわば、出張管理のデータスレッドはどこにもない。

大きな面から言えば、会社の年間予約額、平均価格水準、最も多く採用されている航空会社やホテル情報など、小さい頃から言えば、従業員の移動軌跡、出張先選択の行動選好などに関連している。

「新会社はこれらのデータを用いて出張政策を制定し、成熟した会社に対しては、毎年これらのデータを用いて分析を行い、政策が実際に使われているかどうか、どれだけのコスト節約が実現されていないか、どの部分で過多な支払いが発生しているかを見なければならない」と、ある大手多国籍企業購買部の王丹（仮名）責任者は言う。

しかし、膨大なデータに直面して、企業は往々にしてどうすればいいのか分からないだけでなく、データの収集と追跡だけでも力が及ばない。大手の多国籍企業にとっても、出張管理中のデータ「盲点」は大量に存在し、例えば、多くの企業がチケット追跡に大きな挑戦をしている。「会社は従業員が予約した航空券が使用されていないために廃棄されたのか分からない。この部分の浪費が多すぎて、大企業であればあるほど、この部分の損失は驚くほど大きい」と、航空販売部の顧客開発上級マネージャーの韓燕氏は述べた。

完全な集中管理ができないことがデータ紛失の原因の1つであるため、企業にとっては、社内の清算システムであっても、出張会社から来てもよく、航空会社やホテルなどのベンダーも含めて、さまざまな「外脳」を利用してより包括的なデータ収集を行う必要があります。銀行クレジットカードも可能な選択肢であり、「これらのデータを重ねて比較することで、よりリアルで効果的な出張地図を得ることができる」と王丹氏は述べた。

応用に大いに役立つ

データの導きがあれば、企業の出張コストは受動的な消費ではなく、より最適化されるリソース構成。これにより、企業は李マルコが言ったように、「視差旅は投資であり、この投資の収益率を最大化するために尽力する」ことができる。

いくつかの比較的直接的な応用はすでに多くの大企業に採用されており、例えば、会社の年間航空券の費用と2012年の同時期の比較、あるいは同時期の市場平均価格との比較によって、会社の出張政策が有効かどうかを判断する、データ分析を通じて、会社が最もよく使用する10の路線が発見され、これらの路線では航空会社と価格交渉を行ったり、ピーク時にいくつかの位置を予約したりすることができます。

しかし、これらはまだデータ分析の初級段階にすぎず、ドイツの嘉恵のグローバルデータ報告システムは企業の異なるコストセンターと部門、時間、都市、航空会社、ホテルなどを含む100種類以上の異なるデータ次元を提供することができ、企業は自分のニーズに合わせて異なるモジュールの組み合わせを抽出することができ、例えば、ある部門がある都市で、ある時期における出張支出の特徴、さらにはある種類の役員の出張政策の実行状況に細分化することができる。

もし、データ＃データ＃分析を細分化すると、会社は大顧客合意を通じて航空会社とある路線で低価格を勝ち取ることができるが、他の路線では航空会社に価格を上げられているかもしれないが、グローバルな路線データの集中的な提示を通じて、管理者により全面的な企業旅行マップを見せることができる。ある航路に限定されることなく、全体的なコストの最適化案を作成します。

同時に、データマイニングの効果により、会社は従業員により多くの利便性を提供することができます。「例えば、一部の会社は北京や上海で頻繁に飛行する必要があり、毎晩1つの路線で一定の数を維持しているが、これらの情報により、航空会社は必要な機種を的確に手配することができる」と韓燕氏は述べた。これにより、航空会社は大規模な顧客のニーズに対応して調整することができます。

従業員の行動の分析は出張政策をさらに微調整し、従業員が航空券を注文するとき、その中には直接往復切符を予約するものもあれば、注文距離切符のものもあり、会社は後者が多いことを発見すると、出張政策に反映され、従業員が往復切符を予約することを奨励する。同時に従業員の移動軌跡を理解することで、会社は従業員の出張座標を明確に把握し、適時に従業員に共同レンタカー移動の提案をプッシュすることができる。

「正確で総合的で包括的なデータ提供のサポートがあれば、企業は内部統制と外部統制の両方により大きな空間を持ち、コスト削減だけでなく、従業員の管理にも有利になる」と、ドイツの嘉恵国際中国区の王璐社長は、データは企業の出張管理においてますます重要な役割を果たすと指摘した。